Assemblée générale

             L’assemblée générale ordinaire 2015 de notre association se tiendra le :

Jeudi 24 mars 2016 à 20 heures
à l’Espace Claudie André-Deshays – YVETOT

Ordre du jour :    
Approbation du compte rendu de l’assemblée générale du 22 avril 2015
Rapport moral du président
Rapport d’activités 2015 
Compte financier 2015 – rapport du vérificateur aux comptes
Budget prévisionnel 2016
Projet d’activité 2016
Vote sur les trois rapports et le budget prévisionnel
Renouvellement du conseil d’administration : élection de quatre membres (un membre coopté, deux membres renouvelables, une démission)
Les personnes souhaitant faire acte de candidature devront se faire connaître auprès du président avant le 20 mars 2016.

Seuls les adhérent(e)s à jour de leur cotisation 2015 pourront valablement participer aux délibérations et aux votes, et  le nombre de pouvoirs détenus est limité à trois par personne (art. 10 des statuts).

Les documents soumis au vote des adhérents seront mis en ligne et consultables à partir du 15 mars.

Pour permettre le renouvellement des adhésions et le contrôle des pouvoirs, un accueil est prévu à partir de 19h30.

 

 

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Documents préparatoires à l'assemblée générale du 24 mars 2016 :

 

Assemblées générales extraordinaire et ordinaire

Mercredi 22 avril 2015 – 20h

Espace Claudie André-Deshays – Yvetot

 

Présents (voir liste en annexe)

 

Ordre du jour

 

Contrôle des présents et vérification des pouvoirs (19h30)

 

Assemblée générale extraordinaire

  • Modification de l’article 4 des statuts (siège social de l’association)

 

Assemblée générale ordinaire

  • Mot de bienvenue et rapport moral du président
  • Approbation du compte rendu de l’assemblée générale du 14 avril 2014
  • Rapport d’activité
  • Rapport financier 2014
  • Budget prévisionnel 2015
  • Cotisation 2016
  • Vote sur les trois rapports et le budget prévisionnel
  • Activités 2015
  • Rapport d’orientation du président
  • Renouvellement du CA

 

Rédacteurs : Gilles Delahaye – Marie-Claude Tasse

 

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Le président ouvre la séance par un mot de bienvenue aux participants et transmet les excuses de Mme Dominique Chauvel, députée de la circonscription, de M.Santais, directeur du comité départemental du tourisme 76, de M.Girod, président du PNRBSN et de M.Hervé Lécuyer, ancien trésorier adjoint de l’association, désormais vérificateur aux comptes.

Il remercie de leur présence Mme Charlotte Masset, nouvelle conseillère départementale,  Mme Françoise Deniau (maire adjointe chargée du patrimoine) et M.Levasseur, directeur général des services, représentants la Ville d’Yvetot, ainsi que M.Lefebvre, maire de Touffreville la Corbeline, représentant la CCRY et M.Michel, de l’association Jardinot.

 

 L’ordre du jour comporte deux volets : une assemblée générale extraordinaire afin de modifier l’article 4 des statuts (adresse du siège social de l’association) et une assemblée générale ordinaire dont l’ordre du jour a été communiqué dans les courriers d’invitation.

 

Rapport moral du président

 

Le président fait d’abord le constat de  la bonne santé de l’association puisque le nombre d’adhérents n’a pas baissé en 2014. Il précise que les adhésions reposent sur un noyau important de fidèles mais également sur une population plus volatile de personnes qui ont adhéré lors d’une visite du site, souvent sur un « coup de cœur » pour le manoir et ne renouvellent pas forcément leur cotisation l’année suivante.

La vie de l’association a continué à être dense et riche en événements.

Les instances ont fourni un gros travail : 20 réunions de bureau ou de conseil d’administration, auxquelles il convient d’ajouter les réunions concernant la préparation de la fête du clos masure et les groupes de travail centrés sur le jardin, la communication,  la relation avec les écoles et l’accueil du public.

Le Conseil d’administration peut comprendre jusqu’à 15 personnes. Il en comportait 3 à la création de l’association en 2011. En 2014, il était de 13 personnes mais il y a eu 4 départs et deux arrivées. Ces deux personnes, cooptées par le CA, devront être élues par l’Assemblée générale.

Le trésorier a procédé à une refonte de la comptabilité et à son informatisation. Un vérificateur aux comptes a été nommé : il s’agit d’Hervé Lecuyer qui ne peut être présent ce soir mais nous a fait part de ses observations.

Sur le plan du bénévolat chaque samedi matin où le jardin est ouvert, un groupe d’une douzaine de bénévoles vient, par roulement, pour réaliser les travaux d’entretien et d’aménagement du jardin.

Nous avons noué des partenariats avec différentes association :

  • Jardinot (Mr Michel ) qui se charge de la mise en place et de l’entretien d’un triangle consacré aux légumes ;
  • La MFR de La Cerlangue qui assure la taille des fruitiers
  • L’IDEFHI de Canteleu
  • Les administrateurs du Crédit agricole
  • La maison de quartier

L’entretien des animaux est assuré quotidiennement par deux équipes l’une en semaine l’autre le week-end.

Les outils de communication ont été renouvelés et font l’objet d’un suivi régulier que ce soit le compte Fac book où l’on constate à chaque événement une augmentation de la fréquentation sur un trend en progression constante, ou sur le site internet.

En bref chacun au sein de l’équipe a des tâches bien définies dont il s’acquitte avec célérité.

 

Assemblée générale extraordinaire

 

Le président propose de transférer l’adresse de l’association, actuellement située au domicile du président (article 4 des statuts), à la mairie avec qui l’association a signé une convention de partenariat.

Après avoir donné lecture des deux rédactions le président met la proposition au vote.

La proposition est adoptée à l’unanimité.

 

Assemblée générale ordinaire

 

  1. Approbation du compte rendu de l’assemblée générale du 14 avril 2014

Le secrétaire donne lecture du compte rendu.

Il est adopté à l’unanimité.

 

  1. Rapport d’activité.

Le secrétaire présente le rapport d’activité 2014 (Voir document en annexe)

 

  1. Rapport financier (voir tableaux Excel en annexe)

Le rapport financier est présenté par le trésorier. L’informatisation totale de la comptabilité se fait conformément au plan comptable. Elle permet de disposer à chaque réunion du conseil d’administration, de l’état des finances de l’association et du compte de résultats à jour.

Il a été également procédé à la mise à jour du fichier des adhérents. Cela  permet de connaître, outre les coordonnées des adhérents,  l’état des adhésions année par année, et des cotisations, sans mélanger les dons et les cotisations.

Ainsi nous avions en 2012 289 adhérents, en 2013 292 adhérents, en 2014 302 adhérents à jour de leur cotisation.

Parmi les travaux particuliers, il convient de signaler l’acquisition de bâches pour clore la charreterie et permettre aux enfants de disposer d’un endroit abrité lors de leur venue.

Concernant les animaux, la facture va augmenter cette année car jusqu’à présent leur alimentation faisait l’objet de dons. Ce qui n’est plus le cas maintenant et donc la nourriture doit être achetée.

 

Montant de la cotisation 2016 : compte tenu de l’augmentation votée en 2014,  le CA propose de stabiliser le montant de la cotisation au niveau actuel soit 12€ pour une personne seule et 20 € pour un couple.

 

  1. Vote sur les différents rapports

Les trois rapports sont approuvés à l’unanimité, ainsi que le montant de la cotisation et le budget prévisionnel.

 

  1. Présentation des activités 2015

Les activités sont actuellement perturbées par le chantier de réhabilitation du manoir. Les travaux avancent comme prévu même si quelques mauvaises surprises sont toujours possibles. L’accès au jardin se fait par la porte latérale peu visible depuis le parc.

Néanmoins certaines animations ont pu se dérouler comme par le passé :

  • la chasse aux oeufs de Pâques qui a rassemblé plus de 320 participants 
  • La course des juniors,
  • la vente des tulipes au profit du Centre Becquerel

Sont prévues : la participation au Lumières au FAY et aux Journées du Patrimoine les 19 et 20 septembre.

Par ailleurs la remise en état du jardin se poursuit, avec l’aménagement des différents triangles, la structuration des allées ainsi que l’élimination des arbres qui menacent la structure du jardin.

 

  1. Rapport d’orientation

Le président F.Martot expose les quatre priorités autour desquelles pourraient se structurer le projet de l’association pour les années à venir :

 

  • Affirmer l’identité d’une association « force de proposition »

Depuis le lancement de l’association en 2011 par F.CASTEL, le contexte a beaucoup évolué, notamment avec le démarrage des travaux. Il nous faut maintenant passer d’un « comité de soutien » à une association « force de proposition », capable de fédérer les initiatives. Cette identité est explicitement présente dans l’objet social de l’association inscrit dans ses statuts.

 

  • Faire vivre la convention avec la Ville

La convention signée en Juin 2013 entre la Ville et l’association a facilité les relations et permis une meilleure coopération. Les manifestations organisées par l’association, notamment  l’importante fête du clos masure, ont toujours reçu un bon accueil de la Ville et engendré une coopération constructive avec les élus et les services.

Cependant, avant la signature de la convention, l’association et la Ville se rencontraient régulièrement dans le cadre de comités de pilotage qui ont disparu. En deux  ans, une seule rencontre est intervenue, sans compte rendu ni suite ; les réflexions menées par la Ville et celles que nous transmettons ne font pas l’objet d’échanges, ce que nous regrettons.

 

  • Renforcer les partenariats

De nombreux partenariats ont été noués : Jardinot, l’ESAT, l’IDHEFI, d’autres se profilent.  Les administrateurs de la caisse locale de Crédit Agricole sont venus partager une séance de jardinage, pourquoi pas, sur un jardin communal, le Conseil Municipal, le Conseil Municipal Jeunes, pourquoi pas d’autres associations ? Des échanges sont en cours avec la nouvelle maison de quartier.

Pour la préparation de la fête de Septembre 2014, plusieurs entreprises locales nous ont soutenus. Ceci nous a conduits à nous rapprocher de la Fondation du Patrimoine et de celle du BTP pour étudier avec elles les conditions de lancement d’une opération mécénat, le cas échéant avec l’appui d’un partenaire bancaire.

 

  • S’inscrire dans le long terme
  • Le jardin-clos : l’entrée au CA d’un architecte-paysagiste a permis de mener une réflexion sur les préalables à maîtriser avant l’aménagement paysager ; la suppression d’arbres parasites et l’aménagement de bordures sur les allées sont des préalables sur lesquels ont été faites des propositions à la Ville.             
  • Les bâtiments annexes sont actuellement très dégradés et servent notamment à l’hébergement des animaux. Avant toute action, il convient de définir si les animaux font partie du projet final et avec quels bâtiments d’hébergement et de stockage. C’est pour leur réhabilitation que des financements privés peuvent être associés et que des chantiers pédagogiques ou d’insertion envisagés.
  • Le site support pédagogique : beaucoup d’écoles primaires sont intéressées par le site. Il convient de bien définir les conditions d’accueil, de clarifier les responsabilités et les objectifs pédagogiques ; nous avons également fait à la ville des propositions en ce sens, sans réponse à ce jour.
  • La fête de 2016 : les thèmes dominants sont déjà définis : le mouton et les savoir-faire traditionnels ; ceci devrait permettre une coopération association/ville/Parc Naturel, avec la CCRY qui n’avait pas souhaité participer à, la première édition, et des acteurs privés et autres réseaux associatifs partageant des buts communs.
  • Vers un clos- masure public ? L’association s’est investie dans la réflexion collective en vue du classement des clos-masures au patrimoine mondial de l’UNESCO. Le  site, sous réserve d’un accord Ville/Département, ne pourrait-il pas servir de lieu d’implantation aux équipes liées à ce projet d’envergure ?

Ces pistes de travail méritent d’être partagées, tant avec la Ville, propriétaire, qu’avec la population et tous les partenaires actuels et futurs. Lors de notre participation à l’émission de France Inter « Carnets de campagne »du 29 Janvier, son animateur Ph .Bertrand concluait son intervention par « ça ressemble tout bonnement à un clos-masure », ce qui a conforté le conseil d’administration dans ses réflexions.

 

A la suite de cette intervention, le président donne la parole aux élu(e)s.

 

Mme F. Deniau exprime d’abord une convergence de vue sur la nécessité de porter collectivement les projets. Concernant le devenir du site, une étude est en cours.  Le travail avance mais il y a un certain nombre d’étapes administratives à respecter. Il y aura une deuxième tranche de travaux qui concernera les bâtiments annexes et leur remise en état ainsi que la grange.

Le projet global doit répondre aux attentes de la population et des collectivités territoriales qui apportent leur concours financier à la remise en état de ce patrimoine.

Le partenariat public privé n’est pas exclu mais il doit prendre en compte les pôles culturel et éducatif, loisirs et tourisme qui constituent la base du projet en cours d’élaboration.

 

Pour Mme Masset, trop nouvellement élue pour connaître encore bien le dossier, le projet UNESCO  est intéressant mais il n’apporte pas de financement direct et c’est un travail de longue haleine.

 

M. Lefebvre précise que la CCRY n’a pas la possibilité d’aider les associations mais peut relayer l’information. En ce qui concerne les scolaires, il parait normal de participer au financement des activités sur le site (transports).

Enfin, dans le cadre d’une refonte des chemins de randonnée sur le secteur,  il est envisagé de faire terminer un ou plusieurs itinéraires sur le site du manoir.

 

  1. Election au conseil d’administration

Sont élus ou réélus à l’unanimité des votants (61 voix) :

Jean-Marie Etancelin, François Martot, Martine Piquet-Lecarpentier, Martine Roche, Marie-Claude Tasse.

Le nouveau CA se réunira dès que possible pour élire le bureau.

 

 

L’ordre du jour étant épuisé, le président lève la séance à 22h30 et invite les participants à partager le verre de l’amitié.

 

 

Compte de resultat 2015Compte de resultat 2015 (46.85 Ko)

Budget primitif de l'exercice 2016Budget primitif de l'exercice 2016 (42.47 Ko)

 

 

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Date de dernière mise à jour : 16/05/2016

 

 

 

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